**「郵便局の窓口」**で手続きを行う方法を解説します。
「たかが郵便」と侮ってはいけません。内容証明郵便には、法律で定められたミリ単位の形式ルールが存在します。
準備不足で窓口に行くと、「文字数がオーバーしています」「訂正印が足りません」と指摘され、その場で書き直しになるか、すごすごとオフィスに戻る羽目になります。
そこで本記事では、窓口申請の鉄則ルールをまとめました。
1. これを間違えると即アウト！「文字数・行数」の厳格なルール表
窓口で出す場合、手書き・パソコン作成（Word等）にかかわらず、以下の制限を守る必要があります。
| 項目 | ① 横書き（一般的） | ② 縦書き（伝統的） | 注意点・カウント方法 |
| 1行の文字数 | 20文字以内（※1） または 26文字以内（※2） | 20文字以内 | 句読点（、。）や括弧（「」）も1文字としてカウントされます。 半角文字も1文字扱いです。 |
| 1枚の行数 | 26行以内（※1の場合） または 20行以内（※2の場合） | 26行以内 | 空白行も行数に含まれる場合があります。 タイトル（通知書など）も1行です。 |
| 使える文字 | 漢字、ひらがな、カタカナ 数字（算用数字OK） 一般的な記号（％、＋等） | 漢字、ひらがな、カタカナ 漢数字（一、二、三） （※算用数字は原則不可） | 英語（アルファベット）は、氏名・会社名・商品名などの固有名詞に限り使用可能です。 |
| 字数制限の 覚え方 | 「1枚あたり520文字」 （20字×26行 または 26字×20行） | 「1枚あたり520文字」 （20字×26行） | どちらのパターンでも、1枚に入る最大文字数は520文字と決まっています。 |
⚠️ 作成のワンポイント
Word等の設定では、「26文字×20行」の設定にするのが一般的です。
ギリギリまで詰め込むと、プリンターのズレで「行からはみ出している」と判定されることがあるため、1行24文字・1枚18行程度で余裕を持って作成するのがコツです。
2. 窓口に行く前の「準備」と「当日のフロー」一覧表
内容証明郵便は、「すべての郵便局」で出せるわけではありません。
「集配郵便局（大きな郵便局）」か「支社が指定した郵便局」に限られます。事前にネットや電話で確認してから向かいましょう。
| ステップ | 行うこと・手順 | 必要なもの・注意点 |
| Step 1 文書の作成 | 上記の文字数制限を守り、同じ文書を3通作成する。 （コピーでOKだが、署名・捺印は原本推奨） | 【3通の内訳】 1. 相手への送付用 2. 郵便局の保管用（謄本） 3. 差出人の控え（謄本） |
| Step 2 封筒の準備 | 宛名（相手）と差出人（自社）を記載する。 ※まだ封をしてはいけません！ | 封筒は1枚でOK。 窓口で中身（文書と封筒の宛先が一致しているか）を確認されるため、封は開けたまま持参する。 |
| Step 3 持ち物確認 | 忘れ物がないかチェックし、取り扱い郵便局へ向かう。 | 【必須の持ち物】 □ 文書3通 □ 封筒（宛名書き済み） □ 差出人の印鑑（訂正用・超重要） □ お金（現金推奨） |
| Step 4 窓口での提示 | 「内容証明郵便をお願いします」と伝え、文書と封筒を出す。 **「配達証明も付けてください」と必ず伝える。 | 局員が文字数をカウントし、内容をチェックする間、15分～30分ほど待機する。 ミスがあればその場で印鑑**を使って訂正する。 |
| Step 5 受領・保管 | 手数料を支払い、**「控え（謄本）」と「受領証」を受け取る。 後日、「配達証明書（ハガキ）」**が会社に届く。 | この「控え」と「配達証明書」のセットが、裁判での強力な証拠となるため、ホチキス留めして厳重に保管する。 |
3. よくある質問・トラブル対応
- Q. 複数枚（2枚以上）になる場合は？
- A. ホチキスで留め、ページのつなぎ目に**「契印（けいいん・わりいん）」**を押す必要があります。これは3通すべてに行います。
- Q. 写真や図面、返信用封筒を同封したい。
- A. できません。 内容証明郵便には、証明対象となる文書以外（写真、図面、他の印刷物など）は一切同封できません。
- Q. 文字数を間違えて指摘されたら？
- A. 軽微なミスなら、その場で二重線を引き、訂正印を押し、「〇字削除、〇字加入」と記載すれば修正可能です。そのため、「印鑑」は絶対に持参してください。印鑑は認印で問題ありません。
