はじめに
事業が拡大し、新たな従業員を迎え入れることは、会社にとって大きな喜びであると同時に、責任の始まりでもあります。しかし、「知人だから」「まだ人数が少ないから」といって、口約束だけで雇用関係を結んでいませんか？
実は、労働トラブルの多くは「採用時の合意内容の曖昧さ」から生じています。
本記事では、経営者様が押さえておくべき雇用時の法的義務と、リスク回避のための「雇用契約書」「就業規則」のポイントについて解説します。
1. なぜ「書面」が必要なのか？（労働基準法の義務）
まず大前提として、人を雇う際、使用者は労働者に対して労働条件を明示する義務があります（労働基準法第15条）。
もし、労働条件（賃金、労働時間など）を明示しなかった場合、30万円以下の罰金が科される可能性があります。しかし、罰則以上に怖いのは「言った・言わない」のトラブルです。
- 「残業代は込みだと言われた」
- 「ボーナスが出ると聞いていた」
- 「こんな仕事内容は聞いていない」
こうした紛争を防ぐための防波堤となるのが、**「雇用契約書」と「就業規則」**です。
2. 「雇用契約書」と「労働条件通知書」の違い
実務上、よく混同されるのがこの2つです。
| 項目 | 労働条件通知書 | 雇用契約書 |
| 法的性質 | 会社から従業員への一方的な通知 | 会社と従業員の合意文書 |
| 作成義務 | あり（法律上の義務） | なし（ただし作成を強く推奨） |
| 署名・押印 | 不要 | 双方の署名・押印が必要 |
法律上は「労働条件通知書」を渡せば足りますが、弁護士としては**「雇用契約書兼労働条件通知書」として作成し、「内容に同意した」という証拠（署名）を残すこと**を強くお勧めします。
必ず記載しなければならない事項（絶対的明示事項）
以下の項目は、書面での交付が必須です。
- 契約期間（期間の定めの有無）
- 就業場所・業務内容（将来の変更の可能性含む）
- 始業・終業時刻、残業の有無、休憩、休日、休暇
- 賃金（決定方法、計算方法、支払日など）
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
Point: 近年の法改正により、就業場所や業務内容の「変更の範囲」の明示も必須となりました。ここが曖昧だと、転勤や配置転換の際にトラブルになります。
3. 「就業規則」は会社の憲法
次に「就業規則」です。これは、従業員全体に適用される「職場のルールブック」です。
作成義務があるのは「常時10人以上」
労働基準法では、常時10人以上の従業員を使用する事業場に作成・届出を義務付けています。
しかし、「10人未満なら作らなくていい」というのは間違いです。
少人数でも作成すべき理由
- 懲戒処分の根拠になる
- 従業員が問題行動を起こした際、就業規則に「懲戒事由」と「処分の種類」が定まっていなければ、減給や出勤停止などの懲戒処分を行うことが法的（判例法理上）に極めて困難になります。
- 統一的なルール運用
- 人によって条件が違うと、「不公平だ」という不満が生まれます。
- 助成金の申請
- キャリアアップ助成金など、多くの助成金申請で就業規則の添付が求められます。
4. 雛形（テンプレート）利用の落とし穴
ネット上には多くの雛形が存在しますが、そのまま流用するのは非常に危険です。特に以下の項目は、自社の実態に合わせてカスタマイズする必要があります。
① 固定残業代（みなし残業）
「月給に〇〇時間分の残業代を含む」とする場合、契約書や就業規則に明確な規定（基本給と固定残業代の区分、時間の明示など）がないと、裁判で無効と判断され、多額の未払い残業代を請求されるリスクがあります。
② 試用期間と本採用拒否
「試用期間なら自由に解雇できる」というのは誤解です。本採用拒否は「解雇」の一種であり、客観的で合理的な理由が必要です。どのような場合に本採用を拒否するのか、具体的な事由を列挙しておく必要があります。
③ メンタルヘルス不調への対応
近年増加しているメンタルヘルス不調による休職・復職規定も重要です。規定が整備されていないと、働けない状態の社員に対して給与を払い続けなければならない事態にもなりかねません。
5. まとめ：トラブル予防は最初の「契約」から
人を雇うということは、法律上の契約を結ぶということです。
スタート時点での契約書や規則の不備は、数年後に数百万円単位の紛争コストとして跳ね返ってくることがあります。
- 雇用契約書で個別の合意を固める
- 就業規則で全体の規律を整える
この2つをセットで整備することが、会社と従業員の双方を守ることに繋がります。
